W dobie pandemii i pracy zdalnej, spotkania online stały się codziennością dla wielu firm i zespołów. Jednak prowadzenie efektywnych spotkań online wymaga nieco innej strategii niż spotkań w biurze. W tym artykule przedstawimy kilka porad, jak prowadzić spotkania online w sposób bardziej efektywny.
Przede wszystkim organizując spotkanie online powinieneś zadbać o to, aby pojawiły się na nim wyłącznie osoby niezbędne. Pamiętaj, że każda dodatkowo zaproszona osoba jest dodatkowym kosztem dla pracodawcy – niektórzy mogliby czas spotkania, na którym nic nie powiedzą spędzać w bardziej efektywny sposób.
Przechodząc jednak do meritum, w sieci najczęściej wymieniane jest 5 głównych praktyk, niezbędnych do efektywnego poprowadzenia spotkania, takich jak:
- Przygotowanie się z wyprzedzeniem – przygotowanie jest kluczowe do prowadzenia skutecznego spotkania online. Przed spotkaniem przygotuj plan agendy i upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają do niej dostęp. Przygotuj również materiały, takie jak prezentacje lub dokumenty, które będą potrzebne podczas spotkania.
- Zaplanowanie czasu spotkania – Spotkania online powinny być krótsze niż te w biurze. Ustal przed spotkaniem czas trwania, który będzie optymalny dla wszystkich uczestników. Pamiętaj, że spotkania online mogą być męczące dla uczestników, więc lepiej zrobić przerwę co 45-60 minut.
- Utrzymywanie porządku i dyscypliny – Utrzymywanie porządku podczas spotkań online jest równie ważne, co w przypadku spotkań w biurze, niemniej w przypadku spotkań Online – znacznie trudniejsze. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają wyłączone dźwięki i mikrofony, gdy nie mówią. Wykorzystaj funkcję wyciszania mikrofonów, aby uniknąć hałasu z tła. Zachęcaj uczestników, aby wyłączyli swoje telefony i inne urządzenia, które mogą odciągać uwagę podczas spotkania.
- Używanie narzędzi interaktywnych i angażowanie współpracowników – Wykorzystaj dostępne narzędzia interaktywne, takie jak whiteboardy lub poll-e, aby zachęcić uczestników do interakcji i aktywnego udziału w spotkaniu. Możesz również wykorzystać funkcję udostępniania ekranu, aby pokazać prezentację lub dokumenty.
- Podsumowywanie spotkań i wyznaczanie celów po spotkaniu. -Podsumowanie i uzgodnienie działań po spotkaniu jest kluczowe dla skutecznej komunikacji. Przed zakończeniem spotkania, upewnij się, że wszyscy uczestnicy są zadowoleni z przebiegu spotkania i mają jasność co do działań, które są wymagane po spotkaniu.
Jednak, stosowanie się do tych wytycznych to dopiero początek do tego, w jaki sposób można spojrzeć na efektywne prowadzenie spotkań online.
Chcąc dowiedzieć się więcej, jak podejść do maksymalizacji efektywności spotkań zapoznaj się z programem szkoleń na: wszechnica.uj.pl
