Zmniejszenie wysokości wymaganego kapitału zakładowego w spółce z o.o., możliwość założenia jej przez jedną osobę i powstanie prostej spółki akcyjnej (P.S.A.) zachęca wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą do zmiany formy prowadzenia przedsiębiorstwa. Wynikają z tego różne korzyści, ale w większości przypadków wymaga to korzystania z usług biura rachunkowego. Dlaczego?
Biuro księgowe dla spółki – dlaczego konieczne?
Prawnie spółki reguluje głównie Kodeks Spółek Handlowych, w przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilnej, które to swoją działalność opierają na w Kodeksie Cywilnym i Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.
Kodeks handlowy określa rodzaj spółki, sposób jej utworzenia, organizację, funkcjonowanie, jak również kroki, które są niezbędne do jej zlikwidowania. Zawiera też informacje o tym:
- czym jest kapitał zakładowy, a czym udziały (które nierozerwalnie wiążą się wysokością wypłacanej dywidendy),
- w jaki sposób i kiedy wspólnicy odpowiadają swoim majątkiem za zaległości firmy,
- jakie, kiedy i w jakiej wysokości podatki opłacają wspólnicy,
- w jakich sytuacjach wspólnicy nie muszą płacić składek ZUS.
To zaledwie kilka zagadnień kluczowych do prowadzenia spółki. Dobre biuro księgowe dla spółki pozwoli ci odnaleźć się w ich gąszczu i poczuć bezpiecznie. Ponadto od spółek kapitałowych, w których wspólnicy zazwyczaj nie muszą płacić składek ZUS, wymaga się składania bilansu oraz prowadzenia pełnej księgowości. W tym również pomoże ci dobry księgowy.
Pełna księgowość w spółce – czy musi ją robić biuro księgowe?
Wiele osób chcących zmienić profil prawny prowadzenia działalności zastanawia się, czy mając spółkę, zawsze trzeba korzystać z pomocy fachowego biura rachunkowego. Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto dowiedzieć się, czym charakteryzuje się uproszczona i pełna księgowość.
Uproszczona księgowość, np. KPiR służy głównie wyliczeniu wartości zobowiązań wobec ZUS-u i organów podatkowych. Z tego powodu księguje się przy jej użyciu przychody firmy, jej koszty i amortyzacje. Dodatkowo prowadzi się różne ewidencje np. środków trwałych, tzw. kilometrówkę i ewidencje podatku VAT. W przypadku ryczałtu ewidencjonuje się tylko przychody, które służą odprowadzeniu podatku.
Pełna księgowość w spółce z o.o, komandytowej i akcyjnej uwzględnia w księgowości rolę kapitału. Oznacza to, że skrupulatnie ewidencjonuje się każde zdarzenie gospodarcze (np. wpłatę i wypłatę z konta firmowego). Pokazuje to nie tyle wysokość podatków do zapłacenia w danej chwili, ile to, co dzieje się z każdą złotówką, którą posiada jednostka gospodarcza – skąd się wzięła w firmie, na co została wydana i kiedy oraz jaki zysk przyniosła.
Z tego powodu w pełnej księgowości dane wydarzenie księguje się jednocześnie na różnych kontach po stronie „winien” (aktywa) albo „ma” (pasywa). Co więcej, suma wartości zapisanych zdarzeń po obu stronach musi być równa.
Warto dodać, że nazwy kont ustala zarząd w każdej spółce indywidualnie. Odzwierciedlają one charakter działalności organizacji i są dostosowane na potrzeby zarządu w zakresie raportowania stanu finansowego firmy. Natomiast sama księgowość wymaga prowadzenia księgi głównej i pomocniczej, regularnych raportów kasowych, zestawienia obrotów i sald, rozliczania składek ZUS i deklaracji podatkowych itd.
Bilans w pełnej księgowości
Ponadto biura rachunkowe przy pełnej księgowości sporządzają okresowe i roczne sprawozdania finansowe np. bilans. Informuje to zarząd i osoby trzecie (potencjalni kontrahenci, banki) o sytuacji finansowej spółki, ale również służy jako podstawa do wyliczenia podatków.
Odpowiednie sporządzenie wyniku finansowego wynika z umiejętnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ zestawia w jednym dokumencie aktywa, czyli składniki majątku oraz pasywa, czyli źródła jego finansowania. Właściwie sporządzony raport przesyła się elektronicznie do KRS.
Oczywiście można to robić samemu bez pomocy biura rachunkowego, jednak najpierw należy skończyć szkołę rachunkową, przeczytać wiele książek i zakupić odpowiedni program księgowy. Można również zatrudnić wykwalifikowanego księgowego. Jednak są to rozwiązania albo kosztowne, albo czasochłonne, albo takie i takie. Lepiej więc zatrudnić biuro rachunkowe Wrocław do prowadzenia pełnej księgowości, a samemu skupić się na prowadzeniu firmy.
